Program DEWELOPER System obsługuje ogromną ilość informacji. W tracie codzienej pracy użytkownik systemu ma dostęp do przeróżnego rodzaju
danych. Aby opanować dostęp do tej ogromnei ilości danych program DEWELOPER System został podzielony na klika działów, które skupiają w sobie jednolite rodzaje danych.
Dane zostały podzielone na informacje handlowe, finansowe, projektowe, raportowanie i inne. Dostępem do wszystkich działów steruje okno NAWIGATOR-a.
Okno Nawigator znajdujące się po lewej stronie służy do wyboru poszczególnych działów oraz do szybkiego wyszukiwania informacji.
Cały system został podzielony na kilka działów:
Oferta handlowa
Służy do prezentacji produktów zawartych w ofercie sprzedaży.
Zawiera rozbudowaną wyszukiwarkę oraz możliwość prezentacji szczegółów i planów lokali.
Z tego poziomu można dodawać zainteresowania potencjalnych klientów i dokonywać rezerwacji produktów.
Dział przygotowania produkcji
Dział przeznaczony do wprowadzania oferty handlowej do systemu. Tutaj określamy metraż,
cenę produktu i jego dodatki. Na tym poziomie przypisujemy również plany lokali, plany lokalizacji oraz dodatkowe opisy.
Dział handlowy
Dział zarządzania sprzedażą, obsługą klienta i jego rezerwacji. Z tego poziomu tworzymy także oferty, umowy deweloperskie, aneksy i harmonogramy.
Dział finansowy
Dział umożliwiający kontrolę finansową, w tym obsługę wpłat na rzecz umów sprzedaży, wystawianie faktur, rozliczanie klientów oraz obsługę zadłużeń.
Raporty i Analizy
Dział ten umożliwia generowanie różnego rodzaju raportów, analiz i prognoz. Wszystkie raporty tworzone w systemie DEWELOPER można eksportować do programu MS Excel lub wydrukować z poziomu programu.
Akty i odbiory
Dział zarządzania obsługą spotkań z klientami dotyczących odbiorów lokali i podpisania aktów notarialnych.
Szablony
Jest to jeden z najciekawszych działów programu DEWELOPER System. Pozwala na generowanie dokumentów na podstawie zdefiniowanych
szablonów tworzonych na przykład za pomocą MS Word lub MS Wordpad. Przy pomocy szablonów można m. in. tworzyć korespondencję seryjną,
nadruki na kopertach, wezwania do zapłaty, czy generować treści umów i aneksów.
Organizer
Dział wspomagający kontakty i pracę grupową w obrębie firmy oraz ułatwiający kontakty z klientami. Z poziomu organizera można m. in.
wysyłać i odbierać wiadomości nadawane również drogą mailową oraz korzystać z kalendarza.
Sekretariat
Prosty dział służący do rejestracji dokumentów przychodzących i wychodzących z firmy.
Obsługa usterek
Dział umożliwiający rejestrację, monitoring i obsługę usterek zgłoszonych z tytułu rękojmi za wady fizyczne budynku.
Dział WWW
Umożliwia kompleksowe zarządzanie treścią na stronie www oraz ofertą (dodawanie listy mieszkań do wyszukiwarki, wyróżnianie lokali w ofercie specjalnej, ukrywanie cen).
System automatycznie aktualizuje dane na stronie www w zakresie statusu oferty: sprzedane, zarezerwowane, dostępne.
Dział ten służy handlowcom do wyszukiwania i prezentacji produktów klientom. Okno wyposażone zostało w bogaty filtr
do wyszukiwania produktów wg różnych parametrów. Możemy określać różne przedziały dla parametrów wyszukiwania.
Na przykład przy podaniu metrażu można ustalić wartość [50 … 70 m2] lub [>70 m2]. Przedziały można również stosować do ceny, wartości,
ilości pokoi itd. Po przefiltrowaniu listy produktów można wybrać max. pięć ofert do porównania.
Na żądanie klienta można wydrukować kartę produktu lub dokonać rezerwacji wybranej oferty. Program DEWELOPER System automatycznie
utworzy kolejkę rezerwacyjną (jeżeli jest taka potrzeba). Potwierdzenie rezerwacji można wydrukować używając gotowego wydruku
zawartego w programie DEWELOPER System lub skorzystać z jedenego ze stworzonych szablonów w programie MS Word lub MS Wordpad.
Podczas definicji rezerwacji ustalamy długość trwania rezerwacji oraz wysokość pobranej opłaty na rzecz rezerwacji.
Na podstawie dokonanej wpłaty można wystawić fakturę. Jeżeli rezerwacja dojdzie do skutku wpłata zostanie przeniesiona na rzecz umowy.
Służy do wprowadzania oferty produktów (inwestycje, etapy, produkty) do systemu. Oferta zawiera powierzchnie, ceny, lokalizacje, dodatki, opisy produktów.
Oprócz informacji tekstowych, możemy tu umieścić plany mieszkań oraz lokalizacje mieszkania w ramach budynku w formie plików graficznych. Zaletą bazy
produktów jest możliwość jednorazowego wprowadzania danych. Raz wprowadzone dane są automatycznie prezentowane na stronie internetowej dewelopera
(na życzenie operatora). Na podstawie wprowadzonych danych generowane są raporty sprzedaży.
Dane ogólne
Właściwości produktu zawierają informacje ogólne, strony świata, lokalizację produktu, metraż, cenę oraz wartość ogólną.
Wartość produktu można określać na kilka sposobów: Podając cenę netto za m2 lub np. podając wartość brutto. W tym momencie program sam przeliczy cenę netto oraz cenę jednostkową.
Kolejne zakładki zawierają pozostałe informacje - dodatki i rysunki.
Dodatki
Kolejnym krokiem podczas wprowadzania produktu jest określenie dodatków, które należą do produktu oraz wykazu pomieszczeń zawartych w naszym produkcie.
Dodatki – to elementy które również mogą wpłynąć na cenę produktu. Są to balkony, tarasy, skosy, ogrody i inne. Cena dodatków może być
ukryta w cenie produktu, w tej sytuacji podajemy tylko metraż.
Opisy i rysunki
Do każdego produktu można przyporządkować serję rysunków i opisów. Rysuki i opisy można w przyszłości wykorzystać podczas wydruku ofert handlowych
lub podczas wyświetlania produktów na stronie www dewelopera. Rysunki można również użyć podczas generowania plików RTF na podstawie
wcześniej zdefiniowanych szablonów. Generowane szablony można drukować z poziomu programu DEWELOPER System lub np. z programu MS Word.
Jest to podstawowe okno pracy handlowca. Pozwala na szybki dostęp do ważnych informacji: lista rezerwacji, lista umów, baza klientów,
dłużników oraz lista produktów. Dane mogą być filtrowane według różnych parametrów. Wszystkie listy można drukować i eksportować do plików CSV (MS Excel).
Baza klientów
Baza klientów zawiera dane osobowe, adresy i kontakty, dane o dokumentach tożsamości (załączniki, np. zeskanowane dokumenty).
Dodatkowo zapamiętana zostaje cała historia kontaktów z klientem. Każdemu klientowi w systemie zostaje przypisany „opiekun”.
Klient może zostać dodany do bazy na dwa sposoby: wprowadzony bezpośrednio przez operatora lub samodzielnie zarejestrować się na stronie WWW dewelopera.
W obu przypadkach zostaje stworzone indywidualne konto klienta. Dostęp do konta klient uzyskuje poprzez stronę WWW dewelopera.
Rezerwacje
Zarządzaniem rezerwacjami zajmuje się dział handlowy. Podczas rezerwacji produktu - można pobrać opłatę rezerwacyjną. Na życzenie klienta
można wydrukować potwierdzenie rezerwacji za pomocą wewn. wydruku z systaemu DEWELOPER lub za pomocą szablonów.
Istnieje możliwość kolejkowania rezerwacji. Dział handlowy może wpływać na kolejkę rezerwacji poprzez zmianę kolejności oraz długości
terminu każdej rezerwacji. System automatycznie ustawia kolejkę rezerwacji, zwalniając niezrealizowane rezerwacje, zmienia również status produktów.
Tworzenie umowy
Podczas podpisywania umowy wybiera się udziałowców oraz zakupione produkty. Udziałowcy mogą być rozliczani wspólnie lub osobno
(rozdzielność majątkowa, wspólnota majątkowa). Stworzony zostaje harmonogram spłat według indywidualnych potrzeb klienta lub w
oparciu o wybrany szablon. Termin spłaty raty z harmonogramu można powiązać ze zdefiniowanym zdarzeniem (np. kolejny etap budowy).
Zmieniając termin zdarzenia program DEWELOPER System automatycznie przesuwa termin spłaty rat. Umowa może zostać stworzona także na
podstawie rezerwacji. Treść umowy jest generowana na podstawie wybranego szablonu i jest dołączana do umowy jako załącznik w postaci
pliku RTF, który można w każdej chwili zmienić i wydrukować.
Okno harmonogramu
Harmonogram uwzględnia listę rat, wartość których system generuje automatycznie na podstawie produktów zawartych w umowie.
W harmonogramie możemy umieścić wartość gruntu lub aneks dołączony do umowy.
Służy do obsługi operacji finansowych, związanych ze sprzedażą nieruchomości. Dział daje dostęp do takich informacji jak:
lista wpłat, dłużników, faktur, zwrotów i inne. Tak samo jak w dziale handlowym dane można wyszukiwać wg różnych parametrów
i eksportować do plików CSV (MS Excel).
Rejestrowanie wpłat klientów
Wpłaty są wprowadzane do systemu przez dział finansowy. Określa się wysokość wpłaty, datę i rodzaj płatności.
Następnym krokiem jest przypisanie wpłaty do poszczególnych rat harmonogramu. System może dokonać automatycznego przypisania
lub pozwolić, aby operator sam zdecydował, jak przypisać wpłatę. Przy automatycznym przypisaniu wpłaty, najpierw są pokrywane
odsetki, zaległe raty a dopiero później bieżące raty. Po przypisaniu następuje fakturowanie wpłaty.
Kontrola finansowa: dłużnicy, odsetki …
System DEWELOPER automatycznie nalicza zadłużenie i odsetki wg harmonogramu spłaty rat.
Na żądanie operatora system przedstawia aktualną listę dłużników, z możliwością wygenerowania wezwania do
zapłaty (wydruk treści i koperty). Dostęp do informacji o swoim stanie finansowym klient może uzyskać poprzez stronę WWW dewelopera.
Faktury wystawione w programie DEWELOPER System różnią się od zwykłych faktur. Przede wszystkim wystawiona faktura zaliczkowa
zawiera numer umowy i jej wartość oraz listę poprzednich faktur - wystawionych na rzecz umowy. Faktury mogą zawierać informacje o pozostałej kwocie do zapłaty.
Uwaga !
Wszystkie faktury wystawione w systemie DEWELOPER można eksportować do dowolnego programu Finansowo-Księgowego.
Są to dokumenty niezbędne do podejmowania strategicznych decyzji. Program DEWELOPER System pozwala na sporządzanie raportów:
sprzedaży (ilościowy i wartościowy), sprzedanych umów, dłużników, dokonanych wpłat, prognozy i innych.
Z tego miejsca możemy dokonać eksportu dowolnych danych do plików CSV (obsługiwanych przez program MS Excel).
Jedną z najciekawszych funkcji programu DEWELOPER System jest obsługa szablonów. Idea jest prosta a jednocześnie bardzo ułatwia
codzienne czynności związane z dokonywaniem różnego rodzaju wydruków. Dotyczy to prostych wydruków jak na przykład "Wezwanie do zapłaty" aż
po najbardzej skomplikowane, takich jak "Wzór umowy". Na czym polega praca za pomocą szablonów ?
Same szablone tworzone są za pomocą
zewnętrznego edytora tekstu, który obsługuje format plików RTF. Może to być WordPad, który wchodzi w skład Microsoft® Windows lub bardzej
zaawansowany Microsoft® Word. Szablon składa się z tekstów stałych oraz sekcji i pól. Podczas projektowania szablonów można używać tabel i elementów
graficznych (np. logo firmy). Po stworzeniu szablonu jest on umieszczany w systemie DEWELOPER. Nie wszyscy użytkownicy mają prawo do
zmiany treści szablonów. Natomiast używanie szablonów można przypisać wszystkim użytkownikom systemu. Podczas używania gotowych szablonów
wybieramy sam szablon oraz elementy których on dotyczy. System automatycznie podmienia pola z szablonów na konkretne informacje z bazy.
Na przykład chcemy wydrukować wezwania do zapłaty dla wszytkich klientów, zadłużenie których przekroczyło 10.000,- zł i terminiwo są spóźnieni z
płatnością powyżej 30 dni. Wybieramy szablon "Wezwanie do zapłaty", potem za pomocą fitra wybieramy klientów którzy odpowiadają wybranym kryteriom
zadłużenia i system automatycznie generuje odpowiednią ilość wezwań. Każdy wygenerowany dokument można wydrukować i zapisać jako
załącznik do umowy. W ten sosób w załącznikach umowy mamy pełną historię wysłanych do klienta dokumentów.